Vos logiciels, et comment en sortir vos données

La liste des articles avec référence, désignation, famille, prix d'achat et prix de vente hors taxes, complétée du stock par dépôt et des lignes de commandes clients si l'analyse porte sur les ventes.

1. 01Ouvrez le menu Fichier > Format import/export paramétrable, cliquez sur Nouveau et enregistrez le format sous un nom parlant.
2. 02Dans l'onglet Description, choisissez le Type de fichier (Délimité, Largeur fixe ou Longueur fixe) et le Type de donnée à extraire, puis ajoutez les champs voulus avec le bouton Ajouter.
3. 03Dans l'onglet Particularités, réglez le Délimiteur champ, le Délimiteur enregistrement et le Séparateur décimales.
4. 04Lancez Fichier > Exporter > Format paramétrable, sélectionnez le format créé et indiquez le fichier de destination.

Le piège : Le délimiteur de champ et le séparateur de décimales se règlent à la main dans l'onglet Particularités : avec un point-virgule et une virgule décimale, une désignation d'article contenant un point-virgule décale toutes les colonnes suivantes.

La liste des articles avec référence, désignation et unités, plus les tarifs de vente et d'achat et, si besoin, les fiches clients et fournisseurs.

1. 01Ouvrez le menu « Commerce & logistique / Utilitaires / Import - Export tableur », puis l'entrée « Import - Export Articles et Catalogue externe ».
2. 02Dans le sous-groupe « Phase », cochez « Extraction » (et non « Intégration ») pour produire un fichier au lieu d'en injecter un.
3. 03Laissez cochées les colonnes affichées en orange, qui sont obligatoires, lancez le traitement et récupérez le classeur : un onglet par table extraite.
4. 04Refaites la même manipulation avec l'entrée « Import - Export Tarifs » pour sortir les prix de vente et d'achat.

Le piège : Les pièces (devis, commandes, factures) ne sont pas exportables par cet utilitaire : seuls les articles, les tiers, les tables de base et les tarifs en sortent, il faut donc prévoir une autre voie pour l'historique des commandes.

La liste des articles avec la référence, la désignation, la famille, le prix d'achat et le prix de vente, complétée par les tarifs et les quantités en stock.

1. 01Faites d'abord accorder par votre administrateur le concept « Exporter les listes » sur votre profil : sans ce droit, le bouton d'export n'apparaît pas à l'écran.
2. 02Ouvrez la liste des articles de votre gestion commerciale et lancez la recherche multicritère (code, libellé, famille, statut) pour afficher tout ce que vous voulez sortir.
3. 03Cliquez sur « Exporter la liste », choisissez le format XLSX, indiquez le dossier et le nom du fichier, puis enregistrez.
4. 04Si le catalogue est très volumineux, utilisez plutôt le bouton « Export csv d'une liste volumineuse », prévu pour les listes à fort volume ou à nombreuses colonnes.

Le piège : Le bouton d'export reste invisible tant que le concept « Exporter les listes » n'est pas accordé au profil de l'utilisateur : beaucoup de clients concluent que la fonction n'existe pas alors qu'elle est seulement fermée par les droits.

La liste des articles avec référence interne, nom, prix de vente et coût, ou la liste des commandes selon le module visé.

1. 01Ouvrez la vue en liste des articles ou des commandes, et sélectionnez les lignes à sortir.
2. 02Lancez l'export et choisissez les champs à inclure — la référence interne est indispensable.
3. 03Exportez en CSV ou en Excel ; conservez l'export enregistré, il se relance à l'identique.

Le piège : Le nom d'un article suit la langue de l'utilisateur connecté : si votre base est multilingue, exportez depuis un compte en français pour que les désignations correspondent à celles de vos fournisseurs.

Le fichier des articles et celui des mouvements de stock ou des commandes, extraits en texte depuis les bibliothèques de votre application.

1. 01Demandez à votre informaticien ou à votre infogérant une extraction des fichiers concernés vers un fichier plat.
2. 02Faites préciser le jeu de caractères de sortie : demandez de l'UTF-8, ou à défaut du Latin-1.
3. 03Récupérez le fichier avec sa description de colonnes — sur ces systèmes, les intitulés sont souvent absents du fichier lui-même.

Le piège : Les fichiers sortent en EBCDIC et à largeur fixe, sans ligne d'en-tête : sans la description des colonnes, le fichier est illisible. C'est le premier point que vérifie le test de compatibilité.

La liste des articles avec référence, désignation, famille, prix d'achat et prix de vente, et le stock si l'analyse porte dessus.

1. 01Ouvrez la liste des articles de votre gestion commerciale et affichez les colonnes qui vous intéressent.
2. 02Lancez l'export de la liste affichée : ce sont les colonnes visibles à l'écran qui partent dans le fichier.
3. 03Enregistrez en CSV ou en Excel, sans retoucher les intitulés de colonnes.

Le piège : Les prix sortent hors taxes ou toutes taxes comprises selon le paramétrage du dossier : vérifiez lequel avant de comparer à une grille fournisseur, qui est presque toujours hors taxes.

La liste des articles avec référence, désignation et unité de gestion, plus les ordres de fabrication ou les commandes d'achat selon le module visé.

1. 01Affichez à l'écran la liste qui contient vos données, filtrée sur la période ou le périmètre voulu.
2. 02Lancez l'export de cette liste vers un tableur : les colonnes affichées sont celles qui sortent.
3. 03Conservez le fichier tel quel, sans supprimer les colonnes techniques : elles sont ignorées à la lecture.

Le piège : Un article y est souvent décliné par indice ou par version : deux lignes peuvent porter la même référence sans être des doublons. Gardez la colonne d'indice dans l'export.

La liste des articles avec référence, désignation, unité et tarifs, complétée du stock par site et des lignes de commandes de vente.

1. 01Dans les Modèles import/export, reprenez ou créez le modèle correspondant à la donnée à extraire (articles, articles-sites, tarifs, commandes de vente).
2. 02Sur ce modèle, fixez le format du fichier (longueur fixe, séparateur de champ, format délimité ou XML), le Jeu de caractères et le Séparateur décimal.
3. 03Lancez la fonction Exports, renseignez le Modèle à utiliser et le Fichier de données de destination.
4. 04Si le volume est important, limitez l'extraction avec les Bornes et les Critères, puis lancez le traitement.

Le piège : Laissez la case Gestion chrono décochée : cochée, l'export ne renvoie que les enregistrements modifiés depuis le dernier export, et le fichier suivant revient presque vide.

La liste des produits avec référence, prix, quantité en stock et état de publication.

1. 01Ouvrez la liste des produits dans l'administration de la boutique.
2. 02Affichez les colonnes qui vous intéressent, puis lancez l'export de la liste : ce sont les colonnes visibles qui sortent.
3. 03Augmentez le nombre de lignes affichées avant d'exporter, sinon seule la page en cours part dans le fichier.

Le piège : L'export de la liste ne sort que la page affichée : avec 50 lignes par page et 4 000 produits, vous obtenez 50 lignes en croyant avoir tout le catalogue.

La liste des produits avec référence, prix, stock et statut de publication.

1. 01Ouvrez la liste des produits dans l'administration et lancez l'export.
2. 02Choisissez d'exporter tous les produits, et non la seule page affichée.
3. 03Le fichier arrive par courriel ou en téléchargement selon la taille du catalogue.

Le piège : Le prix figure sur la ligne de chaque déclinaison, jamais sur la ligne du produit : une analyse qui ne lit que les lignes produit trouve un catalogue entier sans prix.

La liste des produits avec référence, prix normal, prix promotionnel, stock et catégories.

1. 01Depuis l'administration des produits, lancez l'export intégré des produits.
2. 02Choisissez d'exporter toutes les colonnes et tous les types de produits, variations comprises.
3. 03Récupérez le fichier CSV généré.

Le piège : Un produit à variations sort sur plusieurs lignes : la ligne parente porte le nom, les lignes filles portent les prix et les références. Ne gardez pas que la première.

L'export du catalogue avec identifiant, famille, attributs remplis et valeurs par canal.

1. 01Créez ou reprenez un profil d'export de produits, en CSV ou en Excel.
2. 02Choisissez le canal et la langue à exporter : les valeurs diffèrent de l'un à l'autre.
3. 03Lancez l'export et récupérez le fichier une fois le traitement terminé.

Le piège : Un attribut peut être renseigné pour un canal et vide pour un autre. Exportez le canal réellement utilisé par votre boutique, sinon la complétude mesurée n'est pas celle que voient vos clients.

L'export des fiches produits avec identifiant, attributs et état de complétude par canal.

1. 01Sélectionnez le périmètre à sortir : un catalogue, une famille ou une sélection de fiches.
2. 02Lancez l'export en choisissant le canal et la langue.
3. 03Récupérez le fichier généré.

Le piège : Les fiches en cours de rédaction partent dans l'export au même titre que les publiées : filtrez sur le statut, ou le score de complétude comptera des brouillons.

Le tableau que vous utilisez déjà : une ligne d'en-tête, puis une ligne par référence.

1. 01Ouvrez le classeur et repérez l'onglet qui contient les lignes à analyser : un seul onglet est lu à la fois.
2. 02Vérifiez qu'il n'y a qu'une seule ligne de titres — des titres sur deux lignes fusionnées empêchent la lecture des colonnes.
3. 03Enregistrez sous « CSV UTF-8 » : le dépôt direct lit le CSV et le texte, pas encore le .xlsx.

Le piège : Les lignes de sous-total glissées au milieu du tableau se lisent comme des références, et les cellules fusionnées décalent les colonnes. Un tableau brut, sans mise en forme, passe toujours.

Le classeur partagé sur SharePoint ou OneDrive, ramené en fichier sur votre poste.

1. 01Ouvrez le classeur partagé et téléchargez-en une copie sur votre ordinateur.
2. 02Enregistrez cette copie au format CSV UTF-8.
3. 03Déposez le fichier obtenu — l'original partagé n'est jamais modifié.

Le piège : Un classeur ouvert par plusieurs personnes en même temps peut se télécharger dans un état intermédiaire : téléchargez-le à un moment où personne n'y écrit.

Le devis, le tarif ou l'accusé de réception tel que le fournisseur vous l'a envoyé.

1. 01Récupérez le fichier d'origine reçu par courriel, et non une impression rescannée.
2. 02Déposez-le sans le réenregistrer ni le recadrer.
3. 03S'il vous est parvenu sous forme d'image ou de papier scanné, signalez-le : la lecture demande une reconnaissance de caractères.

Le piège : Un PDF issu d'un scan ne contient pas de texte, seulement une image. Le taux de lecture se mesure sur vos vingt derniers documents pendant le test de compatibilité — jamais promis à l'avance.